1. Tenha um email oficial e um email opcional – quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre seu email opcional, assim evita que seu email principal fiquei cheio de bobagens.
2. Crie horários para checar suas mensagens – Desligue seu email e crie horários específicos para checar novas mensagens. Minha sugestão é no máximo 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o email de uma pessoa realmente importante chegar.
3. Ao ler um email tome uma ação imediata – Se o email exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o email e tomar a ação que já poderia ter sido feita. Se exigir um tempo maior que 3 minutos delegue ou crie uma tarefa para atender a esse email em um horário mais apropriado.
4. Evite manter sua caixa de entrada com muitos emails – Muitos emails podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um email defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. Emails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade de localizar informações quando precisar.
- Procure ter no mínimo duas contas de e-mail, uma oficial e outra opcional (caso você precise se registrar em sites duvidosos, utilize o opcional).
- Fixe horários para verificar os e-mails recebidos, é sugerido que você utilize 5 períodos durante o dia, para este fim.
- Quando ler um e-mail responda-o imediatamente, caso necessário.
- Evite manter sua caixa de entrada com muitos emails, procure deixar na sua caixa de entrada apenas e-mails pendentes.
- Não clique em links de e-mails, por mais que seja de alguém confiável. Caso precise clicar, confirme com a pessoa se ela mesma lhe mandou o e-mail, e qual o conteúdo do link.
- Antes de encaminhar os e-mails, apague os dados de quem lhe enviou, e outros e-mails que estejam escritos.
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